作为美国政府希望以更低的成本提供更好的服务私营部门的供应商,对采购和供应商关系管理采取更安全、合作和精简的办法已成为多机构项目工作人员日益关注的问题。

虽然与私营部门签订合同通常可以带来许多好处,但及时采购符合你的需求和成本效益的服务仍然是一个长期存在的问题,继续困扰着政府合同和方案办公室。

他们遇到的一些主要问题包括:

  • 重复的工作当处理rfp时,材料经常作为附件发送,造成不必要的版本控制问题,涉众会为同一个文件创建单独的工作版本。这通常会导致更多的面对面会议,减少实际工作时间。
  • 缺乏审计追踪- 尽管是用于共享信息的最普遍的机制,但电子邮件通信方法既不有效,也不是最安全的文件协作手段。这是因为任务和更新可以迅速埋在冗长的电子邮件中,使得难以保持可见性并跟踪进度。这种缺乏可见性往往可能导致努力重复,并且是在收购过程的所有阶段的挫折和延迟的常见原因。
  • 使用不同的系统和应用程序-由于严格的IT政策,许多合同官员、法律和财务团队、潜在供应商和供应商使用不同的应用程序和系统来共享机密信息。在这些情况下,由于参与者默认使用不太安全的方法共享信息,项目交付可能会延迟,甚至会受到影响。这不仅使两个组织都面临安全攻击的风险,还造成了信息孤岛,阻碍了内部和外部涉众之间的协作。

政府机构如何克服这些问题

当机构需要简化复杂的工作流程并与行业共享信息时,组织应该寻求使用协作平台来提供一种简单但高度安全的方式,将内部团队与防火墙外的利益相关者连接起来。这将使合同和编程团队能够在一个安全的、基于云的项目工作区中更有效地合作,可以在采购过程的后期阶段进行配置,使有竞争力的投标人和当前的联系人所有者能够私下共享信息和管理可交付成果。万博手机版3.0

蜷缩有多帮助

Huddle提供了一个强大的解决方案来帮助政府合同团队,允许他们智能地管理大量的投标和提案文件,在合同的生命周期内维护与绩效相关的文件的审计跟踪,并轻松地将文件导出到官方存档系统。

Huddle的主要好处

  • 节约成本:管理标书、rfp和投标是一件费时又复杂的事情。聚类可以显著提高招标文件的整理和管理效率,并确保采购团队和外部供应商之间的协调方法。这不仅减少了管理投标过程的工时,而且更大的知识共享带来了更强大的采购地位。Huddle为团队提供了一个解决方案,以一种更加透明的方式改进了他们围绕文档、管理任务和可交付成果的内部工作流。
  • 性能:确保合同按照预算和范围履行需要不断的评估。Huddle可以维护一个全面的绩效相关文档的审计跟踪,可以用于管理供应商在合同的生命周期。它为各种利益相关者(从法律到财务)提供了他们需要的可视性,以确保遵从性和性能。
  • 安全性和访问控制:在使用供应商的文档上工作时,安全性至关重要。Huddle的安全工作区模型允许各机构及其外部供应商共存,安全地在同一平台内进行协作,管理合同和性能文件,避免在连续性中停止,并满足粒度许可水平的需求和完全的审计性。
  • 易于使用:所有这些安全并不是以牺牲可用性为代价的——因为Huddle仍然是简单易用的,移动的,员工可以访问的,无论地理位置如何。

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